Papier to materiał, który wykorzystuje się w biurach na ogromną skalę. Chociaż kontaktując się z klientami, coraz częściej posługujemy się elektronicznymi fakturami i umowami, nadal firmowe regały, szafki i archiwa w głównej mierze zajmują kartki. Gdy okazuje się, że okres przydatności akt zbliża się ku końcowi, należy rozpocząć planowanie procesu niszczenia dokumentacji.
Papier to materiał, który wykorzystuje się w biurach na ogromną skalę. Chociaż kontaktując się z klientami, coraz częściej posługujemy się elektronicznymi fakturami i umowami, nadal firmowe regały, szafki i archiwa w głównej mierze zajmują kartki. Gdy okazuje się, że okres przydatności akt zbliża się ku końcowi, należy rozpocząć planowanie procesu niszczenia dokumentacji. Jeśli chodzi o dokumenty papierowe, przeważnie używamy niszczarek. Takie przydatne urządzenia sprawdzają się w małych firmach, a wybierając rozwiązanie od rzetelnego producenta, możemy liczyć na bezproblemowe, wieloletnie działanie maszyny. Co jeśli dysponujemy większą liczbą dokumentów, a wśród nich pojawiają się również dyskietki, dyski twarde lub płyty CD?
Digitalizacja biznesu a niszczenie dokumentów
Środowisko, w którym działają współczesne przedsiębiorstwa, dynamicznie się zmienia, a jego cechą charakterystyczną jest to, że świat biznesu staje się coraz bardziej zdigitalizowany. Chociaż nadal używa się papieru na ogromną skalę, firmy stopniowo przestawiają się na cyfrowy zapis dokumentów. W efekcie coraz częściej można spotkać się z firmowymi nośnikami danych. Są one niezbędne, bo pozwalają na przechowywanie elektronicznych informacji na zewnętrznej pamięci. Jeśli będą przetrzymywane na komputerze z dostępem do internetu, zawsze istnieje bowiem ryzyko, że ktoś się do nich włamie. Powszechne wykorzystanie nośników informacji stawia nowe wyzwania przed producentami niszczarek oraz przed firmami zajmującymi się profesjonalnym niszczenie akt.
Jak zadbać o niszczenie dokumentów zapisanych na pamięci zewnętrznej?
Niektóre niszczarki radzą sobie z płytami CD i DVD. Jeśli jednak dysponujemy większymi urządzeniami, standardowe niszczarki nie będą w stanie ich właściwie zniszczyć. W dodatku zaawansowane urządzenia są dość drogie. Niszczarki do dysków twardych mogą kosztować nawet 160 tys. złotych. Stąd coraz więcej firm decyduje się pójść nieco inną drogą i nawiązać stałą współpracę z usługodawcą zajmującym się profesjonalnym niszczeniem akt.
Przykładem firmy, która dysponuje infrastrukturą przygotowaną na takie sytuacje, jest Rhenus https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Klienci, którzy decydują się zaufać usługodawcom, kompleksowo podchodzących do kwestii niszczenia dokumentów, mogą liczyć na utylizację takich nośników, jak:
- dyski HDD;
- płyty CD;
- płyty DVD;
- pendrive’y;
- taśmy do zapisy danych (np. DAT, DLT, LTO itp.);
- karty pamięci.
Wygodnie niszczenie dokumentów
Świadomość, że nasz usługodawca zajmuje się niszczeniem zarówno dokumentacji papierowej, jak i utylizacją nośników sprawia, że podczas jednej wizyty specjalistów możemy zrobić porządek w całym firmowym archiwum. Tutaj warto zaznaczyć jeszcze jedną kwestię, która w dużym stopniu decyduje o wygodzie klientów takich firm i wiąże się ona z dokumentacją papierową.
Obecnie klienci potrzebują rozwiązań uniwersalnych oraz kompleksowych i dotyczy to również branży niszczenia akt. Oznacza to, że oferta firm zajmujących się utylizacją powinna realnie oszczędzać czas takich klientów. Jest to możliwe nie tylko dzięki możliwości niszczenia nośników danych. Na sprawne niszczenie akt wpływa również tak prozaiczna kwestia, jak zszywki czy spinacze. Klienci nie muszą rozdzielać dokumentacji, wyjmować zszywek czy nawet wyjmować akt z segregatora. Profesjonalne instalacje niszczące doskonale poradzą sobie również z akcesoriami, z pomocą których organizujemy dokumentację.
Warto zaznaczyć, że usługodawcy oferujący niszczenie dysków i pozostałych nośników, proponują również inne usługi, związane z rosnącym poziomem digitalizacji biznesu. Mowa o przechowywaniu nośników danych. Są one umieszczane w pomieszczeniach, w których panują optymalne warunki (właściwa temperatura i wilgotność), a dostępu do nich strzegą nowoczesne systemy bezpieczeństwa. Taka zróżnicowana oferta to kolejna zaleta tego typu firm, bo ich klienci z pomocą jednego partnera mogą zaplanować cały system przechowywania i niszczenia firmowych akt.
