Katarzyna Malak
Układanie przejazdów dla kierowców bywa proste tylko wtedy, gdy liczba punktów jest niewielka, a wszystkie zlecenia mają podobne wymagania. W praktyce firmy obsługujące dostawy, serwis terenowy lub wizyty handlowe muszą jednocześnie uwzględnić godziny pracy, dostępność pojazdów, terminy u klientów, pojemność aut i koszty przejazdu. Ręczne porządkowanie takich danych szybko przestaje wystarczać, ponieważ każda zmiana wpływa na cały plan dnia.
Cyfrowe narzędzie do organizacji przejazdów pozwala spojrzeć na zadania jako na jeden wspólny projekt, a nie zbiór niezależnych adresów. Dzięki temu osoba zarządzająca flotą może przygotować kolejność wizyt dla wielu kierowców, przypisać im odpowiednie pojazdy i wcześniej ocenić, które punkty da się obsłużyć w dostępnych ramach czasowych.
Najkrótsza droga między punktami nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem operacyjnym. Klient może przyjąć dostawę wyłącznie w określonych godzinach, kierowca ma ustalony czas pracy, a pojazd ograniczoną ładowność. Znaczenie mogą mieć również priorytety zleceń, miejsce rozpoczęcia i zakończenia przejazdu oraz wymagania dotyczące wyposażenia auta.
MapGO pozwala definiować okna czasowe, czas obsługi w punktach, godziny pracy kierowców oraz trzy wymiary ładowności. Użytkownik może także wskazać zależności między zleceniem a bazą, pojazdem lub jego cechą. Ma to znaczenie na przykład wtedy, gdy wybrany punkt powinien zostać obsłużony przez samochód z windą albo pojazd przypisany do konkretnego rejonu.
Takie podejście ogranicza sytuacje, w których trasa wygląda dobrze na mapie, lecz nie może zostać wykonana w praktyce. System wyodrębnia również punkty, których nie da się obsłużyć przy przyjętych warunkach. Dyspozytor może wtedy przełożyć je na kolejny dzień albo świadomie zmienić plan, mając informację o konsekwencjach.
W wielu firmach kierowcy lub pracownicy mobilni działają w stałych rejonach. Ręczne przypisywanie adresów do obszarów może jednak prowadzić do pomyłek, zwłaszcza gdy zlecenia są importowane codziennie. W MapGO można narysować na mapie obszary w formie wielokątów lub kół, nazwać je i przypisać do nich konkretnych pracowników.
Podczas optymalizacji punkty znajdujące się w wyznaczonym rejonie mogą automatycznie trafiać do właściwego kierowcy. Pozwala to utrzymać czytelny podział odpowiedzialności, a jednocześnie nadal korzystać z algorytmu, który porządkuje kolejność wizyt. Rozwiązanie jest przydatne zarówno przy stałych trasach dostawczych, jak i przy obsłudze technicznej, handlowej czy kurierskiej.
Przygotowanie projektu zaczyna się od wprowadzenia punktów do odwiedzenia. Adresy można zaimportować z pliku XLSX, a następnie uzupełnić parametry pojazdów, kierowców i zleceń. Narzędzie geokoduje lokalizacje i wyznacza zestaw tras dla dostępnego zespołu, dążąc do obsługi możliwie wielu punktów przy zachowaniu ustalonych ograniczeń.
Właśnie w tym miejscu aplikacja do planowania tras może zastąpić wielokrotne ręczne przestawianie adresów i porównywanie wariantów przejazdu. Zamiast analizować każdą trasę osobno, osoba zarządzająca otrzymuje wspólny plan dla kierowców i może zdecydować, czy ważniejsze jest wykorzystanie całej dostępnej floty, czy ograniczenie liczby pojazdów potrzebnych do realizacji zadań.
Gotowe przejazdy można wysłać na telefony kierowców, którzy otwierają je w nawigacji Google Maps. Dzięki temu plan przygotowany przez dyspozytora trafia bezpośrednio do osoby wykonującej zlecenia. Aplikacja mobilna umożliwia także odbieranie tras i udostępnianie bieżącej lokalizacji, co ułatwia reagowanie na dodatkowe zadania pojawiające się w terenie.
Dobra organizacja floty dotyczy nie tylko kilometrów. Przed rozpoczęciem dnia warto wiedzieć, jak na wynik wpłyną spalanie pojazdów, opłaty drogowe, czas pracy kierowców lub inne koszty przypisane do przejazdu. MapGO umożliwia obliczanie kosztów tras i prezentuje je już na etapie projektu, dzięki czemu łatwiej porównać warianty oraz ocenić, czy plan jest ekonomicznie uzasadniony.
Po zakończeniu planowania można wygenerować raport w pliku XLSX dla projektu lub pojedynczej trasy. Raport zawiera między innymi adresy, godziny przyjazdu i odjazdu, czas obsługi oraz zestawienie kosztów. Takie dane pomagają nie tylko rozliczyć dzień, lecz także zauważyć powtarzające się problemy, na przykład zbyt wąskie okna czasowe albo niedopasowanie pojazdów do liczby zleceń.
Firmy, które korzystają już z systemu TMS, CRM lub ERP, nie muszą tworzyć całego procesu od początku. MapGO może zostać zintegrowane z zewnętrznym oprogramowaniem. Punkty tras są wtedy przekazywane do optymalizacji, a gotowa kolejność wraca do używanego systemu. Pozwala to dodać funkcje wyznaczania przejazdów bez rezygnowania z dotychczasowego środowiska pracy.
Największą wartością takiego rozwiązania jest połączenie danych operacyjnych z rzeczywistymi ograniczeniami zespołu. Plan przestaje być statyczną listą adresów, a staje się wykonalnym harmonogramem, który można przekazać kierowcom, kontrolować w trakcie realizacji i później analizować. W efekcie dyspozytor ma lepszy obraz dnia pracy, a kierowcy otrzymują jasną kolejność zadań.
Automatyzacja nie usuwa potrzeby podejmowania decyzji przez człowieka, lecz daje mu więcej informacji i ogranicza liczbę czasochłonnych czynności. Przy rosnącej liczbie punktów, pojazdów i wyjątków to właśnie spójne planowanie może zdecydować o terminowości, wykorzystaniu floty i przewidywalności kosztów.
