Katarzyna Malak
Układanie dziennego planu przejazdów bywa znacznie trudniejsze niż wskazanie najkrótszej drogi między kilkoma adresami. Dyspozytor musi jednocześnie uwzględnić dostępność kierowców, możliwości pojazdów, godziny obsługi odbiorców, czas potrzebny na wykonanie zlecenia oraz znaczenie poszczególnych punktów. Gdy liczba zadań rośnie, ręczne poprawianie kolejności wizyt szybko przestaje wystarczać. Potrzebny jest proces, który zamienia listę adresów w realny harmonogram pracy całego zespołu.
Najkrótszy wariant na mapie nie zawsze jest wariantem możliwym do wykonania. Kierowca może rozpocząć pracę o określonej godzinie, a część klientów przyjmuje dostawy tylko w konkretnych przedziałach czasu. Do tego dochodzą ograniczenia ładowności, czas obsługi na miejscu oraz konieczność powrotu do bazy. Dobry plan powinien więc łączyć warunki drogowe z zasadami operacyjnymi firmy.
W praktyce oznacza to, że przed uruchomieniem optymalizacji należy przygotować nie tylko adresy. Ważne są również informacje o pojazdach, kierowcach i zleceniach. System MapGO pozwala uwzględniać godziny pracy, okna czasowe, czas obsługi w punktach oraz ładowność opisaną w trzech wymiarach. Dzięki temu plan jest tworzony na podstawie rzeczywistych ograniczeń, a nie wyłącznie odległości widocznych na mapie.
Punktem wyjścia może być lista adresów zaimportowana z pliku XLSX. Jeżeli rekordy nie zawierają współrzędnych, lokalizacje mogą zostać umieszczone na mapie na podstawie danych adresowych. Następnie do projektu wybiera się dostępne pojazdy i kierowców oraz ustala parametry potrzebne do zaplanowania dnia. Taki sposób pracy ogranicza ręczne przepisywanie danych i ułatwia powtarzanie procesu przy kolejnych zestawach zleceń.
Warto zadbać o kompletność informacji. Brak czasu obsługi, zbyt ogólnie podane godziny dostępności albo nieuwzględniona pojemność pojazdu mogą sprawić, że plan będzie wyglądał dobrze, lecz okaże się niewykonalny. Im lepiej opisane są zlecenia, tym łatwiej algorytmowi przypisać je do właściwych tras i wskazać punkty, których nie da się obsłużyć w założonych warunkach.
W wielu firmach nie każdy pojazd może realizować każde zlecenie. Wybrany odbiorca może wymagać samochodu z windą, chłodnią albo inną cechą wyposażenia. Czasem konkretny punkt powinien być obsługiwany z określonej bazy, przez wskazany pojazd lub w ramach ustalonego rejonu. MapGO umożliwia definiowanie takich zależności przez kompatybilność punktu z bazą, pojazdem, cechą lub obszarem.
To właśnie w tym miejscu automatyczne planowanie tras staje się narzędziem do organizowania pracy, a nie tylko sposobem na skrócenie przejazdu. Algorytm może szukać układu, który obsłuży możliwie wiele punktów, respektując godziny pracy, okna czasowe, pojemność pojazdów i przypisane reguły. Użytkownik może także zdecydować, czy ważniejsze jest wykorzystanie całej dostępnej floty, czy ograniczenie liczby pojazdów potrzebnych do realizacji zadań.
Przydatna jest również możliwość nadawania priorytetów. Niektórych wizyt nie można przełożyć, ponieważ wynikają z umowy, znaczenia klienta albo konsekwencji braku dostawy. Oznaczenie takich punktów pozwala uwzględnić ich rangę podczas obliczeń, zamiast traktować wszystkie zlecenia identycznie.
Rzetelny system nie powinien ukrywać konfliktów. Jeżeli zlecenie znajduje się zbyt daleko, ma zbyt wąskie okno czasowe albo nie mieści się w czasie pracy kierowcy, może trafić do puli punktów nieobsłużonych. Taka informacja jest ważna, ponieważ pozwala podjąć świadomą decyzję: przenieść zadanie na kolejny dzień, zmienić parametry albo ręcznie przypisać punkt do wybranej trasy ze świadomością przekroczenia ograniczeń.
Widoczność wyjątków pomaga też poprawiać proces. Jeżeli określony rejon regularnie generuje problemy, można zmienić podział obszarów, godziny pracy lub strukturę floty. Zamiast każdorazowo reagować na opóźnienia, firma otrzymuje dane wskazujące, gdzie powstaje przeciążenie.
Nawet dobrze policzona trasa nie przyniesie efektu, jeżeli pozostanie tylko w arkuszu dyspozytora. W MapGO gotowy plan można przekazać na telefon kierowcy, a kolejne punkty otworzyć w nawigacji Google Maps. Kierowca otrzymuje uporządkowaną listę zadań, natomiast osoba zarządzająca flotą może śledzić bieżącą pozycję i status realizacji zleceń, gdy używane są funkcje mobilne i monitoring.
Taki przepływ informacji ogranicza liczbę telefonów z pytaniami o kolejny adres i ułatwia reakcję na dodatkowe zlecenia. Dyspozytor widzi, gdzie znajdują się pracownicy terenowi, a kierowca korzysta z planu przygotowanego z uwzględnieniem całego dnia, nie tylko najbliższego odcinka.
Optymalizacja nie kończy się na wyznaczeniu linii na mapie. Dla projektu oraz poszczególnych tras można przygotować raport XLSX zawierający informacje o planowanych odwiedzinach, godzinach przyjazdu i odjazdu, czasie obsługi oraz kilometrażu. Możliwe jest także uwzględnienie kosztów paliwa, opłat drogowych, pracy kierowcy i innych parametrów przypisanych do pojazdu.
Dzięki temu plan można oceniać nie tylko pod względem długości przejazdu, ale również kosztu wykonania zleceń i wykorzystania zasobów. Jeżeli firma pracuje już w środowisku TMS, CRM lub ERP, dane o punktach mogą być przekazywane do MapGO, a wynik optymalizacji zwracany do używanego systemu. Pozwala to włączyć układanie tras w istniejący proces bez budowania osobnego obiegu informacji.
Największą wartością uporządkowanego planowania jest przewidywalność. Zespół wie, jakie dane przygotować, dyspozytor pracuje na jasno określonych regułach, a kierowcy otrzymują gotowe zadania na urządzenia mobilne. Firma może szybciej wykrywać niewykonalne zlecenia, kontrolować koszty i lepiej wykorzystywać dostępne pojazdy.
Wdrożenie warto zacząć od uporządkowania adresów, godzin pracy, okien czasowych i parametrów floty. Następnie można stopniowo dodawać priorytety, rejony, kompatybilność pojazdów oraz integrację z innymi systemami. W ten sposób technologia wspiera codzienną organizację pracy, a plan przejazdów staje się narzędziem operacyjnym, które odpowiada na realne warunki realizacji zleceń.
