Katarzyna Malak
Przygotowanie dnia pracy kierowców nie sprowadza się do wskazania najkrótszej drogi między kilkoma adresami. Gdy zleceń jest więcej, trzeba uwzględnić godziny dostępności klientów, czas obsługi punktów, możliwości pojazdów, godziny pracy kierowców i kolejność realizacji. Im więcej takich ograniczeń, tym trudniej utrzymać cały plan w arkuszu, na papierze albo w kilku niezależnych narzędziach. Właśnie dlatego planowanie tras warto traktować jako proces operacyjny, który zaczyna się od uporządkowania danych, a kończy na przekazaniu kierowcy gotowej kolejności zadań.
Dobry plan powinien powstawać na podstawie pełnej listy lokalizacji, które mają zostać odwiedzone. W MapGO punkty można zaimportować z pliku XLSX. Jeśli w danych znajdują się współrzędne geograficzne, system wykorzystuje je do umieszczenia lokalizacji na mapie. Gdy ich nie ma, adresy są lokalizowane na podstawie wprowadzonych danych. Miejsca odwiedzane regularnie można zapisywać jako Obiekty użytkownika i grupować w kategorie, co ogranicza konieczność ponownego wpisywania tych samych adresów przy kolejnych projektach.
Sama mapa to jednak dopiero początek. Planista może określić pojazdy oraz parametry wpływające na przebieg tras. Dzięki temu lista punktów zostaje połączona z warunkami, które mają znaczenie dla realnego wykonania zleceń. To ważne zwłaszcza przy trasach wielopunktowych, gdzie kolejność wizyt nie powinna wynikać wyłącznie z odległości, lecz również z ograniczeń czasowych i organizacyjnych.
Klient może przyjmować dostawy tylko w określonych godzinach, a kierowca rozpoczyna i kończy pracę o ustalonej porze. Do tego dochodzi czas potrzebny na rozładunek, wizytę serwisową lub inną obsługę na miejscu. MapGO pozwala przypisać punktom okna czasowe i czas obsługi, a kierowcom godziny pracy. Można również wskazać miejsce rozpoczęcia i zakończenia przejazdu oraz priorytety wybranych zleceń.
Takie podejście pozwala budować harmonogram, który odpowiada warunkom realizacji, a nie tylko geometrii przejazdu. Punkt oznaczony jako ważniejszy może otrzymać wyższy priorytet, o ile jego obsługa jest możliwa przy pozostałych ustawieniach projektu. Planista nie musi więc ręcznie sprawdzać każdej kombinacji godzin i kolejności, lecz może oprzeć decyzje na planie uwzględniającym wprowadzone ograniczenia.
W praktyce nie każdy samochód może wykonać każde zlecenie. Znaczenie może mieć baza, wyposażenie, ładowność albo rodzaj obsługiwanej lokalizacji. W MapGO można definiować zależności pomiędzy punktami, bazami, pojazdami i ich cechami. Przykładowo określony punkt może zostać powiązany z autem wyjeżdżającym z konkretnej bazy lub z pojazdem wyposażonym w chłodnię czy windę.
System pozwala też opisywać ładowność pojazdów i zapotrzebowanie punktów w trzech wymiarach. Domyślnie są to masa, objętość i ilość, ale nazwy parametrów można zmienić zgodnie ze sposobem opisywania towarów w firmie. Dzięki temu przy układaniu pracy można brać pod uwagę nie tylko dystans, lecz również realne możliwości przypisanych samochodów.
Przy większej liczbie zleceń istotne staje się połączenie danych o punktach, kierowcach i pojazdach w jednym procesie. W takim zastosowaniu aplikacja do planowania tras może pomóc przejść od importu lokalizacji i ustawienia warunków realizacji do wyznaczenia kolejności przejazdów oraz podziału pracy pomiędzy dostępnych kierowców. Planista zachowuje kontrolę nad zasadami projektu, a system przelicza warianty na podstawie tych danych.
Nie każde zlecenie musi zmieścić się w danym dniu. Powodem może być duża odległość, wąskie okno czasowe albo brak dostępnego czasu kierowcy. MapGO umieszcza takie lokalizacje w puli punktów nieobsłużonych. Planista widzi je od razu i może zdecydować, czy przenieść zadanie na kolejny dzień, wyeksportować je do osobnego pliku lub dodać ręcznie do wybranej trasy, mając świadomość możliwego przekroczenia wcześniej określonych warunków.
Gotowy harmonogram ma wartość dopiero wtedy, gdy trafia do osoby realizującej zlecenia. Trasy przygotowane w MapGO można przesłać do aplikacji mobilnej. Kierowca otrzymuje listę punktów w ustalonej kolejności, a wybraną lokalizację może otworzyć w nawigacji Google Maps. Ogranicza to potrzebę ręcznego przepisywania adresów i ułatwia pracę według przygotowanego planu.
Po rozpoczęciu realizacji możliwy jest również podgląd postępu. Funkcja Livetracking pokazuje statusy nadawane zleceniom w aplikacji mobilnej, takie jak nierozpoczęte, zrealizowane, niezrealizowane lub odrzucone. Jeżeli kierowca jest zalogowany i udostępnia lokalizację, Monitoring pozwala zobaczyć jego bieżące położenie na mapie. Taka informacja może być przydatna, gdy pojawia się dodatkowe zadanie i trzeba ocenić, który pracownik znajduje się najbliżej.
Dla projektu optymalizacyjnego lub pojedynczej trasy MapGO umożliwia wygenerowanie raportu XLSX. Może on zawierać adresy punktów, planowane godziny przyjazdu i odjazdu oraz czas obsługi. W zależności od danych wprowadzonych do projektu raport może też obejmować koszty paliwa, opłaty drogowe, koszt pracy kierowcy, koszt wykorzystania pojazdu i liczbę przejechanych kilometrów.
Platformę można również łączyć z systemami TMS, CRM, ERP oraz innym oprogramowaniem używanym w firmie. Punkty przeznaczone do zaplanowania mogą zostać przekazane do MapGO, a gotowa kolejność tras wrócić do systemu źródłowego. W wariancie Flota Pro dostępny jest także interfejs API, który rozszerza możliwości integracji między innymi o projekty dowolnej wielkości, wielodniowość i periodyczność.
Uporządkowane planowanie tras pozwala spojrzeć na dzień pracy jako na całość: od danych wejściowych, przez ograniczenia czasowe i możliwości pojazdów, po przekazanie zadań kierowcom i późniejszą analizę. Największą wartość daje wtedy nie samo wyznaczenie drogi, ale spójne połączenie informacji, które wpływają na to, czy zaplanowane wizyty rzeczywiście da się wykonać w założonych warunkach.
