Katarzyna Malak
Planowanie pracy kierowców bywa proste tylko wtedy, gdy firma obsługuje niewiele punktów i każdy dzień wygląda podobnie. W praktyce liczba zleceń szybko rośnie, klienci oczekują dostaw w określonych godzinach, pojazdy mają różną pojemność, a część zadań wymaga konkretnego wyposażenia lub przypisania do właściwego rejonu. Ręczne układanie kolejności przejazdów staje się wtedy czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza gdy plan trzeba zmienić tuż przed wyjazdem.
Problem nie polega wyłącznie na znalezieniu najkrótszej drogi między kilkoma adresami. Trzeba jednocześnie zdecydować, który kierowca powinien obsłużyć dany punkt, o której godzinie może tam dotrzeć, ile czasu zajmie postój oraz czy pojazd pomieści wymagany ładunek. Dobrze przygotowany plan powinien też uwzględniać powrót do bazy, priorytetowe zlecenia i koszt całego dnia pracy, a nie tylko długość pojedynczej trasy.
Punktem wyjścia jest uporządkowana baza zleceń. Adresy mogą zostać zaimportowane z arkusza, a następnie umieszczone na mapie. Sama lokalizacja punktów to jednak dopiero początek. Do każdego zlecenia warto dodać czas obsługi, dopuszczalne godziny wizyty oraz informacje o wymaganym ładunku. Z kolei przy kierowcach i pojazdach trzeba określić godziny pracy, bazę startową, parametry auta i ewentualne ograniczenia.
Tak zebrane dane pozwalają stworzyć plan, który jest nie tylko krótki, lecz przede wszystkim możliwy do wykonania. System może rozdzielić zadania pomiędzy kilka pojazdów, dobrać kolejność wizyt i wskazać punkty, których nie da się obsłużyć w zadanych warunkach. Dzięki temu osoba zarządzająca transportem widzi problem przed rozpoczęciem pracy kierowców, a nie dopiero po opóźnionej dostawie.
Okna czasowe mają duży wpływ na plan dnia. Nawet blisko położone punkty mogą wymagać zupełnie innej kolejności, jeśli jeden klient przyjmuje dostawy rano, a drugi dopiero po południu. Podobnie działa czas obsługi. Krótki postój serwisowy i długi rozładunek nie powinny być traktowane tak samo, ponieważ zajmują inną część dostępnego czasu pracy.
Znaczenie ma również ładowność pojazdu. W MapGO można opisać ją w trzech wymiarach, na przykład jako masę, objętość i liczbę sztuk, a następnie zestawić te wartości z zapotrzebowaniem poszczególnych punktów. Pozwala to unikać sytuacji, w której matematycznie krótka trasa trafia do auta, które nie może zabrać całego towaru. Przy bardziej złożonych zleceniach przydatne jest także dopasowanie punktu do konkretnej bazy, pojazdu albo cechy wyposażenia, takiej jak chłodnia czy winda.
Gdy liczba zależności rośnie, arkusz i mapa przestają wystarczać. Osoba układająca trasy musi porównywać wiele wariantów, a każda zmiana może wpływać na kilka kolejnych przejazdów. W takiej sytuacji program do optymalizacji i planowania tras pozwala przeliczyć zestaw zleceń z uwzględnieniem kierowców, pojazdów, godzin pracy, okien czasowych i pozostałych ograniczeń operacyjnych.
Ważną decyzją jest wybór celu optymalizacji. Firma może dążyć do wykorzystania dostępnej floty albo do ograniczenia liczby pojazdów potrzebnych do wykonania zadań. Inny wariant sprawdzi się przy stałym zespole kierowców, a inny wtedy, gdy głównym celem jest zmniejszenie kosztów przejazdów. Planowanie warto więc zaczynać od określenia, co ma zostać poprawione: kilometraż, czas pracy, liczba aut, terminowość czy możliwość obsłużenia większej liczby punktów.
W firmach działających na większym obszarze pomocny jest podział terenu pomiędzy kierowców. W MapGO można rysować na mapie obszary w formie wielokątów lub kół i przypisywać do nich osoby odpowiedzialne za obsługę. Dzięki temu plan może respektować ustaloną rejonizację, zamiast wysyłać kierowców do punktów położonych w obszarze innego pracownika. Taki model ułatwia zachowanie czytelnego podziału obowiązków i ogranicza niepotrzebne krzyżowanie się tras.
Nie wszystkie zlecenia mają też jednakową wagę. Część dostaw musi zostać wykonana danego dnia, na przykład ze względu na ustalenia z klientem lub konsekwencje opóźnienia. Nadanie im priorytetu sprawia, że są uwzględniane przed mniej pilnymi punktami, oczywiście w granicach dostępnego czasu, ładowności i innych warunków. Punkty, których nie można wykonać, pozostają widoczne jako nieobsłużone i mogą zostać świadomie przełożone albo ręcznie dodane do wybranej trasy.
Nawet dobrze ułożony harmonogram nie przyniesie efektu, jeśli trudno przekazać go osobom w terenie. Gotowe trasy można wysłać na telefon kierowcy, który otwiera je w nawigacji Google Maps. Aplikacja mobilna umożliwia również odbieranie przydzielonych tras i przekazywanie statusu realizacji zleceń. Osoba zarządzająca widzi dzięki temu, które punkty zostały wykonane, pominięte lub odrzucone, a przy aktywnych urządzeniach może śledzić bieżącą pozycję pracowników.
Po zakończeniu planowania przydatne są raporty. Dla projektu i poszczególnych tras można wygenerować plik zawierający informacje o kolejności wizyt, godzinach przyjazdu i odjazdu, czasie obsługi, kilometrażu oraz kosztach. Koszty mogą obejmować między innymi paliwo, opłaty drogowe, pracę kierowcy i użytkowanie pojazdu. Takie dane pomagają ocenić nie tylko to, czy plan został wykonany, lecz także czy był ekonomicznie uzasadniony.
Planowanie tras nie musi funkcjonować jako odrębny proces. MapGO może współpracować z systemami TMS, CRM lub ERP, przekazując do optymalizacji punkty zleceń i zwracając gotową kolejność przejazdów. Ma to znaczenie szczególnie tam, gdzie dane o klientach, zamówieniach i pojazdach są już gromadzone w firmowym oprogramowaniu. Integracja ogranicza ręczne przepisywanie informacji i pozwala włączyć optymalizację do codziennej obsługi zleceń.
Największą zmianą nie jest więc samo skrócenie drogi, lecz uporządkowanie całego procesu decyzyjnego. Zamiast poprawiać plan po każdym nowym ograniczeniu, można od razu zestawić dane o punktach, kierowcach, pojazdach i kosztach. Firma otrzymuje plan możliwy do przekazania w teren, a osoby odpowiedzialne za transport zachowują kontrolę nad wyjątkami, priorytetami i zadaniami, których nie udało się zmieścić w harmonogramie.
