Katarzyna Malak
Planowanie pracy kierowców często zaczyna się od listy adresów, godzin dostaw i dostępnych pojazdów. Im więcej punktów trzeba odwiedzić, tym trudniej ułożyć kolejność przejazdów ręcznie. Sam wybór najkrótszej drogi nie wystarcza, ponieważ trzeba jeszcze uwzględnić czas pracy, dostępność odbiorców, możliwości pojazdów oraz znaczenie poszczególnych zleceń. W praktyce dobrze przygotowany plan powinien łączyć ograniczenia operacyjne z możliwie sprawnym wykorzystaniem całej floty.
Trasa może wyglądać logicznie na mapie, a mimo to okazać się niewykonalna. Kierowca może dotrzeć do punktu po jego godzinach otwarcia, pojazd może nie mieć odpowiedniej ładowności, a zbyt długi czas obsługi jednego zlecenia może przesunąć wszystkie kolejne wizyty. Problemy pojawiają się również wtedy, gdy część odbiorców wymaga konkretnego samochodu, wyjazdu z określonej bazy albo obsługi przez pracownika przypisanego do danego rejonu.
Dlatego planowanie warto rozpocząć od zebrania danych, które rzeczywiście wpływają na wykonanie zleceń. Należą do nich adresy, okna czasowe, godziny pracy kierowców, czas potrzebny na obsługę punktu, parametry ładunku oraz dostępność pojazdów. Dopiero na tej podstawie można ocenić, ile tras należy utworzyć i które punkty powinny znaleźć się w planie konkretnego kierowcy.
Przy większej liczbie zleceń ważne staje się rozdzielanie punktów według reguł. Można wskazać, że wybrane miejsce ma być obsługiwane tylko z konkretnej bazy, przez określony pojazd albo przez samochód posiadający wymaganą cechę, na przykład windę czy chłodnię. Takie dopasowanie ogranicza ryzyko stworzenia trasy, której nie da się wykonać zgodnie z warunkami dostawy.
Znaczenie ma także ładowność. W MapGO można opisywać ją w trzech wymiarach, domyślnie jako masa, objętość i ilość, a w razie potrzeby zastąpić te cechy innymi. Pozwala to planować przejazdy nie tylko według odległości, lecz także według realnych możliwości przewozowych pojazdów. Dzięki temu przydział zleceń może lepiej odpowiadać temu, co rzeczywiście ma zostać zabrane lub dostarczone.
Ręczne porównanie wszystkich możliwych kolejności szybko staje się niepraktyczne. Każdy kolejny adres zwiększa liczbę wariantów, a przy kilku kierowcach dochodzi jeszcze problem podziału punktów między osoby i pojazdy. W takim środowisku optymalizator tras pomaga wyznaczyć zestaw przejazdów na podstawie wprowadzonych adresów oraz parametrów pracy floty, zamiast ograniczać się do prostego prowadzenia od punktu do punktu.
System może uwzględniać okna czasowe, godziny pracy kierowców, czas obsługi, priorytety dostaw, obszary oraz kompatybilność punktów z bazami, pojazdami i ich cechami. Pozwala również zdecydować, czy plan ma minimalizować liczbę użytych pojazdów, czy wykorzystywać całą dostępną flotę. To ważne, ponieważ różne firmy mogą inaczej rozumieć efektywny plan. Dla jednej kluczowe będzie ograniczenie liczby samochodów, dla innej równomierne rozdzielenie pracy między kierowców.
W firmach działających na stałych obszarach przydatne jest przypisanie kierowców do konkretnych rejonów. MapGO umożliwia rysowanie na mapie obszarów w formie wielokątów lub kół, a następnie powiązanie ich z pracownikami. Punkty znajdujące się w danym rejonie mogą zostać automatycznie przypisane do odpowiednich osób. Ułatwia to zachowanie ustalonego podziału odpowiedzialności i ogranicza przypadkowe nakładanie się tras.
Nie wszystkie zlecenia mają jednakowe znaczenie. Część punktów musi zostać odwiedzona danego dnia, ponieważ opóźnienie mogłoby zaburzyć obsługę klienta albo realizację dostawy. Funkcja priorytetów pozwala oznaczyć takie miejsca jako ważniejsze podczas wyznaczania tras. Nadal obowiązują przy tym pozostałe ograniczenia, takie jak czas pracy, okna czasowe i możliwości załadunkowe pojazdów.
Gotowy rozkład nie powinien pozostać wyłącznie na komputerze osoby zarządzającej. W MapGO trasy można wysłać do kierowców, którzy otwierają je w nawigacji Google Maps na telefonie. Aplikacja mobilna służy także do odbierania zaplanowanych przejazdów, a po zalogowaniu kierowcy umożliwia śledzenie jego bieżącej pozycji. Statusy realizacji zleceń pomagają sprawdzić, które punkty zostały wykonane, pominięte lub odrzucone.
Jeżeli nie da się obsłużyć wszystkich miejsc w ramach ustalonych warunków, system może wskazać punkty nieobsłużone. Taki wynik nie musi oznaczać błędu planowania. Może wynikać z ograniczeń czasu pracy, zbyt wąskich okien czasowych, odległości od bazy albo liczby zleceń. Niewykonane punkty można przenieść do kolejnego planu lub ręcznie dołączyć do wybranej trasy ze świadomością konsekwencji.
Planowanie przejazdów jest łatwiejsze, gdy można porównać nie tylko kilometry, lecz także koszty. MapGO pozwala uwzględniać między innymi spalanie, opłaty drogowe, koszty pracy kierowcy oraz inne parametry związane z pojazdem. Dla projektu i pojedynczych tras można wygenerować raport w pliku XLSX z informacjami o kolejnych wizytach, godzinach przyjazdu i odjazdu, czasie obsługi, kilometrażu oraz kosztach.
W firmach korzystających już z systemów TMS, CRM lub ERP istotna może być integracja. Punkty tras mogą zostać przesłane do MapGO, tam uporządkowane według ustawień optymalizacji, a następnie zwrócone jako gotowa kolejność przejazdów. Takie podejście pozwala dołączyć planowanie tras do istniejącego obiegu danych bez budowania całego procesu od początku.
Narzędzie może szybko porównać wiele wariantów, ale jakość wyniku zależy od poprawności informacji wejściowych. Warto regularnie aktualizować godziny pracy, pojemność pojazdów, czasy obsługi oraz wymagania poszczególnych punktów. Równie ważne jest oznaczanie wyjątków, takich jak dostawy priorytetowe, ograniczenia rejonowe czy konieczność użycia pojazdu z konkretnym wyposażeniem.
Uporządkowany proces planowania pozwala wcześniej zauważyć, że część zleceń nie zmieści się w danym dniu, a inne wymagają zmiany pojazdu lub kolejności. Zamiast reagować dopiero podczas realizacji, osoba zarządzająca flotą otrzymuje plan oparty na warunkach, które kierowcy rzeczywiście muszą spełnić. To właśnie połączenie danych, ograniczeń i bieżącej kontroli sprawia, że zarządzanie przejazdami staje się bardziej przewidywalne.
