Jednym z bardzo ważnych obowiązków, który spoczywa zarówno na podmiotach państwowych jak i prywatnych, a do którego bardzo często nie przykłada się należytej wagi, jest archiwizacja dokumentów. Wynika on z szeregu przepisów zawartych w krajowych aktach prawnych, a szczególnego znaczenia nabrał w związku z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych obywateli Unii Europejskiej z 25 maja 2018, zwanego RODO. Nakłada on na administratorów danych osobowych i wszelkie podmioty przetwarzające dane osobowe szereg obowiązków, mających na celu przede wszystkim zagwarantowanie pełnego bezpieczeństwa tych danych. A bardzo znaczący wpływ na owo bezpieczeństwo mam prawidłowy proces archiwizacji dokumentów.
W dobie wszechobecnego Internetu, rozbudowanych sieci informatycznych i systemów komputerowych, zagadnienia regulujące kwestie związane z dokumentami papierowymi zeszły na dalszy plan i zostały trochę zaniedbane. Jak pokazują badania był to bardzo poważny błąd, ponieważ szacuje się, że ok. 30% wszystkich incydentów związanych z szeroko pojętym wyciekiem danych osobowych dotyczy dokumentacji papierowej. Dodatkowo te zaniedbania są o tyle niezrozumiałe, że w wielu miejscach wciąż brakuje pełnej informatyzacji obiegu dokumentów, więc troszcząc się o bezpieczeństwo danych należy mieć na względzie również te gromadzone w wersji papierowej.
Archiwizacja dokumentów jest ogółem procesów związanych z ich przenoszeniem do archiwów, a także zabezpieczaniem i klasyfikowaniem ich w celu prawidłowego przyporządkowania. Aby uniknąć powstawania trudnych do opanowania zaległości, archiwizacja powinna być przeprowadzana systematycznie i dotyczyć wszystkich rodzajów dokumentów podlegających temu obowiązkowi. Ich ilość powstająca każdego dnia w toku funkcjonowania, zarówno podmiotów prywatnych jak i państwowych, jest niewątpliwie dodatkowym argumentem przemawiającym za systematycznością archiwizacji. Należy przy tym pamiętać, że z jednej strony chodzi o postępowanie zgodnie z wymogami przepisów prawnych, a z drugiej o znaczne ułatwienie pracy przedsiębiorstwa (czy innego podmiotu) oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w archiwizowanych dokumentach.
Obowiązek archiwizacji dotyczy dokumentów należących do kilku obszarów, z których każdy ma odpowiednie przepisy regulujące najważniejsze kwestie, przede wszystkim okres przez jaki dane dokumenty należy zarchiwizowane przechowywać. Do najczęściej spotykanych typów danych podlegających archiwizacji zaliczamy:
Należy również pamiętać, że w szczególnych obszarach możemy mieć do czynienia z koniecznością archiwizacji bardzo szczególnych dokumentów jak: dokumentacja medyczna, dokumenty bankowe czy te związane z archiwami państwowymi, gdzie dokumenty są przechowywane wieczyście.
Odpowiednie sklasyfikowanie archiwizowanych dokumentów i właściwe ich oznaczenie ma kolosalne znaczenie dla poprawności i skuteczności całego procesu. Uporządkowanie dokumentów i nadanie im odpowiedniej sygnatury znacząco ułatwia ich wyszukiwanie w momencie zaistnienia takiej potrzeby i w konsekwencji oszczędza bardzo dużo czasu. Podstawowym kryterium klasyfikacji dokumentów jest podział na archiwalia i dokumenty niearchiwalne i nadawane jest im oznaczenie literowe:
Jak zostało wspomniane powyżej, kluczowym etapem archiwizacji dokumentów jest odpowiednie ich sklasyfikowanie, które jest punktem wyjścia do dalszego działania. Następnie należy przejść do faktycznego uporządkowania dokumentów poddanych klasyfikacji, poprzez uformowanie chronologiczne i tematyczne oraz spakowanie do dedykowanych teczek, segregatorów, pudeł etc. Kolejnym etapem powinno być właściwe oznaczenie jednostek zbiorczych (umieszczenie na wierzchniej stronie wszystkich najistotniejszych dla danego typu dokumentów informacji), w których grupowane są archiwizowane dokumenty, tak aby całość była czytelna, przejrzysta i w jak największym stopniu ułatwiała odnajdywanie potrzebnych archiwaliów.
Warto zauważyć, że każdy z etapów powinien być przeprowadzony z najwyższą starannością i dokładnością nie tylko ze względu na walor praktyczny całego procesu archiwizacji, ale w dobie przepisów RODO przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo archiwizowanych danych i zabezpieczenie ich przed niekontrolowanym dostępem osób trzecich.
Ze względu na rosnącą świadomość dotyczącą wagi zagadnienia jakim jest archiwizacja dokumentów, a także ze względu na dążenie przez przedsiębiorców do kompleksowego i profesjonalnego rozwiązania tego tematu, coraz popularniejsze staje się powierzanie archiwizacji firmom specjalizującym się w tym, takim jak Ekoakta. Dzięki temu zyskuje się pewność rzetelnego i, co najważniejsze zgodnego z obowiązującymi przepisami przeprowadzenia procesu archiwizacji dokumentów. A nie należy zapominać, iż archiwizacja jest tylko jednym z obowiązków związanych z dokumentami, których w istocie jest znacznie więcej (np. brakowanie czy niszczenie).