Katarzyna Malak
Planowanie pracy kierowców staje się trudne, gdy jednego dnia trzeba obsłużyć wiele punktów, każdy odbiorca ma inne godziny dostępności, a pojazdy różnią się możliwościami przewozowymi. Samo ułożenie adresów w pozornie logicznej kolejności nie wystarcza. Trzeba jeszcze uwzględnić czas obsługi, godziny pracy zespołu, priorytety dostaw oraz realne koszty przejazdów.
Przy niewielkiej liczbie zleceń trasę można przygotować ręcznie. Wraz ze wzrostem liczby punktów rośnie jednak liczba możliwych kombinacji, a znalezienie najbardziej korzystnego układu staje się coraz trudniejsze. Dyspozytor może stworzyć trasę, która wygląda dobrze na mapie, lecz w praktyce prowadzi do spóźnień, pustych przebiegów albo niewłaściwego wykorzystania pojazdów.
Dobra trasa nie jest wyłącznie najkrótszą linią łączącą kolejne miejsca. Jeden klient może przyjmować dostawy tylko rano, inny wymaga dłuższej obsługi, a kolejny powinien zostać odwiedzony w pierwszej kolejności. Jeżeli wszystkie te informacje nie są analizowane wspólnie, nawet niewielka zmiana może zaburzyć cały harmonogram.
Znaczenie mają także punkty startowe i końcowe, dostępność kierowców oraz ograniczenia wynikające z czasu ich pracy. W przypadku większego zespołu trzeba dodatkowo zdecydować, który pracownik powinien obsłużyć konkretny rejon i czy opłaca się wykorzystać wszystkie pojazdy, czy ograniczyć ich liczbę. Takie decyzje wpływają zarówno na terminowość, jak i na koszt realizacji zleceń.
Planowanie przejazdów wymaga zebrania danych o punktach oraz zasobach dostępnych w danym dniu. Adresy odbiorców można przygotować wcześniej w arkuszu, a następnie połączyć je z informacjami o pojazdach, kierowcach i ograniczeniach operacyjnych. Dzięki temu trasa powstaje na podstawie rzeczywistych warunków, a nie wyłącznie odległości między miejscowościami.
Istotne są między innymi okna czasowe klientów, czas potrzebny na wykonanie zadania oraz pojemność pojazdu. Ładowność może być rozpatrywana w kilku wymiarach, takich jak masa, objętość i liczba przewożonych elementów. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pojazd otrzymuje zlecenia przekraczające jego możliwości albo przewozi niewłaściwy rodzaj towaru.
W praktyce przydatne jest również dopasowanie określonych punktów do bazy, pojazdu albo jego cechy. Jeżeli część dostaw wymaga samochodu z chłodnią lub windą, takie ograniczenie powinno zostać uwzględnione przed rozpoczęciem przejazdu. Podobnie można potraktować podział terytorialny, przypisując kierowcom konkretne obszary pracy.
Im więcej punktów i pojazdów, tym mniej skuteczne staje się ręczne sprawdzanie różnych kolejności. Każda dodatkowa lokalizacja zwiększa liczbę możliwych wariantów, dlatego dyspozytor nie jest w stanie rozsądnie przeanalizować wszystkich kombinacji. System optymalizacyjny może porównać je znacznie szybciej i przygotować zestaw tras odpowiadający przyjętym ograniczeniom.
W takiej sytuacji program do optymalizacji tras pomaga rozdzielić punkty pomiędzy dostępnych kierowców, ustalić kolejność wizyt i uwzględnić parametry wpływające na możliwość wykonania zleceń. Użytkownik może zdecydować, czy celem jest wykorzystanie całej floty, czy ograniczenie liczby pojazdów potrzebnych do realizacji zaplanowanej pracy.
Nie każdy punkt musi znaleźć się na trasie za wszelką cenę. Jeżeli ograniczenia czasowe, odległość od bazy albo dostępność kierowców uniemożliwiają jego obsłużenie, powinien zostać wyraźnie oznaczony. Dyspozytor może wtedy przenieść zlecenie na kolejny dzień albo świadomie zmienić przygotowany plan, wiedząc, które ograniczenie zostanie przekroczone.
Wiele firm ma klientów lub zadania, których nie można pominąć. Mogą to być dostawy związane z określonym terminem, ważne punkty handlowe albo miejsca wymagające regularnej obsługi. Nadanie im wyższego priorytetu pozwala uwzględnić ich znaczenie podczas tworzenia harmonogramu, zamiast traktować wszystkie adresy jednakowo.
Plan nie zawsze pozostaje aktualny przez cały dzień. Może pojawić się dodatkowe zlecenie, opóźnienie lub konieczność zmiany kolejności wizyt. Dostęp do bieżącej pozycji pracowników ułatwia ocenę, który kierowca znajduje się najbliżej nowego punktu i może przejąć zadanie bez nadmiernego wydłużania przejazdu.
Przydatne są też statusy realizacji widoczne dla osoby zarządzającej flotą. Informacja o rozpoczęciu, zakończeniu, odrzuceniu lub niewykonaniu zlecenia pozwala szybciej reagować na problemy. Planowanie przestaje być wtedy jednorazowym przygotowaniem mapy, a staje się procesem obejmującym także kontrolę realizacji.
Trasa powinna być nie tylko dobrze obliczona, ale również łatwa do przekazania pracownikowi. Kierowca potrzebuje czytelnej kolejności punktów i możliwości uruchomienia nawigacji bez ręcznego przepisywania adresów. Przesłanie gotowego planu na telefon ogranicza liczbę pomyłek i przyspiesza rozpoczęcie pracy.
Z punktu widzenia dyspozytora ważne jest natomiast zachowanie szczegółów projektu. Raport może zawierać adresy, planowane godziny przyjazdu i odjazdu, czas obsługi oraz kilometraż. Jeżeli wcześniej określono spalanie, koszty pracy, wynajmu pojazdu lub opłat drogowych, można również oszacować koszt poszczególnych tras jeszcze przed wyjazdem kierowców.
Firmy transportowe, handlowe i usługowe często korzystają już z systemów TMS, CRM albo ERP. Ręczne przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów. Możliwość integracji pozwala przesłać punkty do optymalizacji, a następnie odebrać ich gotową kolejność bez przebudowy całego środowiska informatycznego.
Takie podejście jest szczególnie użyteczne tam, gdzie każdego dnia powstaje nowy zestaw zleceń. Dane klientów pozostają w podstawowym systemie firmy, natomiast narzędzie trasowe odpowiada za analizę ograniczeń, dobór pojazdów i kolejność przejazdów. Dzięki temu można rozbudować istniejący proces bez tworzenia harmonogramów od początku w kilku miejscach.
Optymalizacja nie sprowadza się do skrócenia pojedynczej trasy. Ważniejszy jest łączny wynik całego zespołu: liczba przejechanych kilometrów, wykorzystanie pojazdów, terminowość i liczba obsłużonych zleceń. Czasami korzystniejsze będzie przydzielenie większej liczby punktów mniejszej grupie kierowców, a innym razem wykorzystanie całej floty w celu zachowania okien czasowych.
Największą wartość daje plan oparty na aktualnych danych i realnych ograniczeniach. Pozwala on wcześniej zauważyć zadania niemożliwe do wykonania, lepiej dopasować pojazdy oraz przekazać kierowcom spójny harmonogram. W rezultacie osoba zarządzająca flotą podejmuje decyzje na podstawie konkretnego wariantu przejazdów, a nie intuicyjnej oceny mapy.
